VideoGuida
Video di un evento: che cosa riprendere e come usarlo dopo
Un evento dura una sera; il suo video lavora per mesi. A condizione di sapere prima che cosa riprendere e a che cosa servirà.
A che cosa serve il video di un evento
Il primo uso è il più ovvio: raccontare la serata a chi c’era e a chi non c’era. Ma il valore più grande arriva dopo. Il video dell’edizione di quest’anno è il miglior invito per l’edizione del prossimo; mostra agli sponsor che cosa hanno sostenuto; dà ai partecipanti qualcosa da condividere; entra nel sito come prova che l’evento esiste ed è curato.
Per questo la prima domanda non è «che cosa riprendiamo», ma «dove lo useremo». Un reportage di tre minuti per il sito, una sintesi di un minuto per la newsletter, una serie di clip verticali per i social, magari già il giorno dopo: sono prodotti diversi, e vanno previsti prima dell’evento, non inventati in montaggio.
Abbiamo girato video di serate e degustazioni come «Calici di stelle», tra degustazione e ospiti al tramonto, e «Vini ed assaggi oliocentrici a palazzo», di eventi come «Extra cuoca» e «Storie sulle dita», e il backstage di uno shooting di gioielli. Ogni evento ha il suo ritmo, ma la preparazione segue sempre lo stesso schema.
Prima dell’evento
Il programma, minuto per minuto
Serve la scaletta reale: arrivo degli ospiti, discorsi, degustazioni, spettacoli, momenti conviviali, chiusura. I momenti chiave (un intervento, un brindisi, la presentazione di un prodotto) accadono una volta sola: chi riprende deve sapere dove e quando.
Le persone da intervistare
Organizzatori, ospiti, produttori, relatori: poche interviste brevi danno al video una voce, oltre alle immagini. Vanno concordate prima, con un momento tranquillo in cui farle, lontano dalla musica e dalla folla.
Il sopralluogo
Location, luci (all’aperto, il tramonto dura poco e cambia tutto), percorsi degli ospiti, posizioni da cui riprendere senza disturbare. Se ci sono discorsi con il microfono, conviene prevedere un collegamento all’impianto audio: l’audio ripreso da lontano, in una sala piena, è quasi sempre inutilizzabile.
Permessi e informazione agli ospiti
Chi partecipa deve sapere che l’evento viene ripreso: un avviso nell’invito, un cartello all’ingresso, un’indicazione nell’informativa privacy dell’organizzatore. Per chi viene intervistato o compare in primo piano serve un consenso esplicito. Anche la location può avere regole sulle riprese: meglio chiederle prima.
Durante l’evento: che cosa riprendere
Un buon video di evento alterna tre tipi di immagini: l’ambiente, le persone, i dettagli.
- L’ambiente: la location vuota prima dell’arrivo degli ospiti, poi piena; le luci che cambiano; il luogo dall’alto, se permesso e utile.
- Le persone: arrivi, saluti, sorrisi, reazioni durante gli interventi. Sono le immagini che fanno sentire l’atmosfera, e vanno cercate senza mettere in posa nessuno.
- I dettagli: calici, piatti, mani, prodotti, allestimenti. Servono al montaggio per raccordare le scene e raccontano la cura dell’organizzazione.
- I momenti chiave: interventi, premiazioni, brindisi, ripresi per intero con un audio pulito.
Chi riprende deve essere presente e discreto: all’evento si viene per l’evento, non per le telecamere. Le interviste si fanno nei momenti di pausa, in un angolo tranquillo.
Le versioni
Dalle stesse riprese, più video
| Versione | Durata indicativa | A che cosa serve |
|---|---|---|
| Clip per i social | Pochi secondi | Raccontare l’evento mentre se ne parla, anche il giorno dopo |
| Sintesi | Circa un minuto | Newsletter, social, invito all’edizione successiva |
| Reportage | Qualche minuto | Sito, archivio, sponsor e partner |
| Interventi integrali | La durata dei discorsi | Documentazione per chi non c’era |
| Fotogrammi | — | Immagini per articoli e comunicati, se manca un fotografo |
Le durate sono indicative e si decidono con l’organizzatore in base agli usi previsti.
Dopo l’evento
Il montaggio parte dalla versione più urgente: le clip per i social perdono valore ogni giorno che passa, mentre il reportage può arrivare nelle settimane successive. Musica con licenza adatta all’uso, sottotitoli per le interviste, il nome dell’evento e degli sponsor dove previsto.
Il video va poi messo al lavoro: una pagina dell’evento sul sito con il reportage, le clip nel profilo social dell’organizzatore, una sintesi da inviare agli sponsor. Per la parte social, il modo di organizzare contenuti come questi nel tempo è spiegato nella guida al piano editoriale per i social.
Le riprese di eventi sono una delle categorie della nostra pagina dei video aziendali. Se il video deve presentare l’azienda più che la serata, la preparazione è diversa: vedi video aziendale: come si prepara.
La squadra e l’attrezzatura
Un evento non si ripete: se una ripresa va persa, è persa per sempre. Per questo l’organizzazione tecnica conta quanto lo sguardo di chi riprende. In pratica significa batterie e schede di memoria di scorta, un piano per spostarsi tra gli ambienti senza intralciare, microfoni separati per chi parla e, nei momenti chiave, una seconda camera o un secondo operatore che copra ciò che la prima non può vedere.
La luce è la variabile più difficile: le serate cominciano spesso con il sole e finiscono al buio, e le sale hanno luci pensate per l’atmosfera, non per le riprese. Il sopralluogo, fatto possibilmente alla stessa ora dell’evento, serve a prevedere quando e dove servirà luce in più, e a decidere dove non usarla per non disturbare gli ospiti.
Gli errori più comuni
- Nessuna scaletta condivisa. L’operatore scopre il momento più importante mentre sta già succedendo.
- Audio dei discorsi ripreso da lontano. In una sala piena, la voce del relatore si perde tra rumori e riverbero.
- Troppe riprese degli stessi ospiti. Il video sembra la festa di pochi; meglio mostrare la varietà dei partecipanti.
- Montaggio senza priorità. Il reportage completo arriva dopo settimane e le clip per i social non arrivano mai, quando l’interesse è già passato.
Domande
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